文賢の表記ルール辞書の作り方｜
30分でチーム標準を整えるテンプレ・運用ルール・KPI文賢の表記ルール辞書の作り方｜30分でチーム標準を整えるテンプレ・運用ルール・KPI

公開前チェックの基準が人によって違うとき、まずどう動く？

アル

下書きは集まるのに、最後の表記直しが人によって違って公開が遅れちゃうんだよね。

シーボ

分かるよ、まず最小の辞書を作って全員で同じ基準に乗せるのが早いよ。

アル

辞書って何を入れればいいか決めきれなくて止まってるんだ。

シーボ

文賢のカスタム辞書なら用語や言い換えをルール化して共有できるから、まず30分で叩き台を作ろう。

• この記事でやること： 最小辞書テンプレを埋める→文賢に取り込み→共有→テストチェック→1週間運用とKPI設計まで一気通し。
• 使う機能の要点： カスタム辞書の作成・共有、CSV入出力、権限管理（所有者と編集者）を前提に進める。
• 試せる期間： 文賢は14日間の無料トライアルが用意されているので、1週間の試験運用に適している。

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文賢

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30分でここまでやる（今日のゴール）

アル

30分でどこまで形にできるの？

シーボ

テンプレを埋めて文賢に入れて共有、テストチェックまで一気にやれるよ。

1. テンプレ複製： 固有名詞／表記ゆれ／数字・単位／敬語・トンマナの4カテゴリだけに絞る。
2. 必須20項目入力： 各カテゴリで5行ずつ、置換前後・許容表記・理由を埋める。
3. 文賢へ登録： 新規辞書を作成し、手入力かCSVで一括追加する。
4. 共有設定： 閲覧と編集の権限を付与し、所有者を明確化する。
5. テストチェック： 直近の原稿1本で検出と提案の動作を確認する。

• 注意： CSVインポートは辞書の所有者のみ実行できる点に留意する。
• 補足： 組織の辞書件数には上限があり、増やす場合は追加オプションの確認が必要な場合がある（ヘルプに例として「3件」上限の記載）。

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最小辞書テンプレの中身と埋め方

アル

そもそも何を書けばいいのか迷うんだよね。

シーボ

4カテゴリで小さく始めて、検出が多い順に翌週足していけばいいよ。

テンプレの基本カラム

• カテゴリ： 固有名詞／表記ゆれ／数字・単位／敬語・トンマナ
• 対象語（置換前）： 誤りや避けたい表記
• 推奨語（置換後）： 採用する表記
• 許容表記： 許してよいバリエーション（なければ空欄）
• 理由／備考： なぜそうするか、迷ったら読む短い説明
• 例文： 一文でOK・NG例
• 責任者／最終更新日： ルールの連絡先と更新日
• 優先度： 高／中／低（衝突回避に使用）

サンプル（埋め方の目安）

• 固有名詞：対象語「グーグル」→推奨語「Google」／理由「公式表記に統一」／例文「OK: Google 検索、NG: グーグル検索」

• 表記ゆれ：対象語「出来る」→推奨語「できる」／理由「ひらがな基準」

• 数字・単位：対象語「５つ」→推奨語「5つ」／理由「半角数字で統一」

• 敬語・トンマナ：対象語「〜して頂く」→推奨語「〜していただく」／理由「敬語の書き分け」／例文「OK: ご確認いただく、NG: ご確認頂く」

• 入力ルール： 推奨語はできるだけ単一に、例外は「許容表記」へ集約して重複ルールを避ける。

• 優先度のコツ： 誤検出を減らすため、広い語より固有名詞や厳守ルールを「高」に置く（マッチング挙動は公式仕様に沿って検証しよう）。

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文賢での辞書作成・共有ステップ（画面操作の流れ）

アル

操作はむずかしくないかな？

シーボ

順番どおりにやれば大丈夫、必要なところだけ押さえよう。

1. 辞書を新規作成： 文賢の「辞書管理」で新規辞書を作成し、名前と説明を入れる。
2. ルール追加： 単発は手入力、量が多い場合はCSV一括インポートを使う（CSVインポートは辞書の所有者のみ可能）。
3. カテゴリ・優先度設定： カテゴリ分けと優先度を設定し、衝突しやすい語を上位に置く。
4. 共有設定： チームメンバーを追加し、閲覧／編集の権限を付与する（エクスポートは所有者または編集権限者が可能）。
5. 変更履歴の確認： 更新日時・更新者を確認できる画面を押さえておき、週次レビューで使う。
6. テストチェック： チェック画面で原稿を開き、辞書を選択して検出・提案の挙動を確認（部分一致の誤検出がないか必ず試す）。

• メモ： デフォルト辞書（個人用）は共有不可だが複製は可能。運用はチーム用のカスタム辞書で行う。
• バックアップ： 週次でCSVエクスポートして控えを保存しておくと安心。

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既存原稿の一括チェック→修正フローと時間目安

アル

実際の原稿で回すと、どのくらい時間がかかるかな？

シーボ

最初は多めに見積もろう、やり方を決めれば短縮できるよ。

1. 原稿を用意： Googleドキュメントやエディタから本文をコピー。
2. チェック実行： 文賢のチェック画面に貼り付け、使う辞書を選んで検出。
3. 提案の採否： 明らかな統一は一括採用、例外は備考に追記して採否を判断。
4. 本文へ反映： 元の原稿へ反映し、必要に応じて置換を一括適用。
5. 再チェック： 反映後に再度チェックして取りこぼしを確認。

• 所要時間の目安： 3,000字×5本で検出→修正→再チェックまで約60〜90分（初回は+30分を見込む）。
• 役割分担： チェック担当（検出と採否）／反映担当（原稿修正）を分けると早い。
• ルール追記： 検出が多かった語を3件だけテンプレに追記して翌日に反映。

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1週間で回す最小運用ルールとKPI

アル

続ける仕組みをどう決めればいい？

シーボ

最小限でいいから、誰がいつ何をするかを固定しよう。

平日の運用（毎日10分）

• 当番制： 日替わりの担当が「検出Top3」をテンプレに追記。
• 反映： 追記分を文賢の辞書へ反映（所有者がCSV／編集者は手入力）。
• ログ： 変更理由・影響範囲・更新者・日付を1行で残す。

金曜の定例（15分）

• 差し戻し理由Top3： 具体例付きで共有。
• 新規ルール承認： 翌週から適用するルールを確定。
• 来週の注重点： 誤検出の多い語／例外運用を確認。

KPI（1〜4週の目安）

• 修正往復回数： 1本あたりの往復をまずは-20％。

• 表記ゆれ検出数： 1,000字あたりの検出が週次で減るか（増えても、初週は発見が進むのでOK）。

• 公開遅延時間： 公開予定からの遅れを-20％。

• 初回合格率： 一次チェック通過率を+15pt。

• 測り方： スプレッドシートに案件・文字数・往復回数・遅延h・通過可否を記録し、週末に平均を見る。

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トンマナ・敬語ルールの決め方と衝突回避

アル

敬語の線引きが毎回ぶれるんだよね。

シーボ

NG/OK例を一文で添えるだけで、迷いが一気に減るよ。

• 原則の一文： 口調は「です・ます」、主語は可能な限り明示、読点は1文2個までなどを先に決める。
• NG/OK例の付記： 例「ご確認頂く→ご確認いただく」など短い本文例を1行添える。
• 衝突回避： 「優先度：高」に固有名詞・厳守ルール、「中」に一般表記、「低」に任意の表現とし、重複ルールは統合。
• 例外の書き方： 商品名・法令引用は例外とし、許容表記に明記。

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セキュリティ・権限・共有の確認ポイント（公式仕様に沿って）

アル

辞書や原稿の扱い、セキュリティがちょっと心配なんだ。

シーボ

まずは公式仕様に沿って、権限と共有範囲を運用ルールに落とそう。

• 所有者の役割： CSVインポートは所有者のみ、誰を所有者にするかを運用で固定する。
• 編集・閲覧権限： 編集権限者は辞書の内容変更やエクスポートが可能、閲覧のみは参照運用に限定。
• 共有範囲： 辞書は組織内外に共有可能なので、社外共有の可否と掲載内容（機密・禁止語）に注意。
• バックアップ： 週次でエクスポートを保管、変更履歴と合わせて保全。
• 仕様の再確認： データ取り扱い・AI機能の規約・プラン条件は更新されることがあるため、運用前に公式ヘルプ／製品ページを最新に照合する。

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よくあるつまずきと対処

アル

検出が多すぎてノイズに感じるときは？

シーボ

週次で重複統合と優先度見直しをするのが効くよ。

• ルールが増えすぎ： 同義の置換は一つに統合、許容表記へ寄せる。
• 誤検出が多い： 広い語の優先度を下げ、固有名詞を上げる。例外語を許容表記へ追加。
• 辞書が更新されない： 平日当番制＋未更新アラート（シートの条件付き書式など）で可視化。
• 周知が伝わらない： 修正前後の一文をSlackに貼るテンプレを用意し、毎日1件だけ共有。

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1〜4週のロードマップ（ToDo付き）

アル

1か月でどこまで固められるかな？

シーボ

小さく始めて毎週10ルールずつ積めば、実戦で十分回るよ。

• Week1： 最小辞書20行→取り込み→共有→1週間運用／KPIの初期値を計測。
• Week2： 検出Top10を追加、重複統合と優先度調整。
• Week3： 15分レクで敬語・トンマナ例を共有、初回合格率を底上げ。
• Week4： KPIレビュー（往復回数・遅延・合格率）→定着方針を決定、必要に応じて辞書件数やオプションを公式で確認。

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まとめ

アル

最小辞書で始めて共有までやれば、今日から回せるイメージが持てたよ。

シーボ

文賢のカスタム辞書を使って30分で叩き台を作り、1週間の試験運用でKPIを見よう。

アル

やってみる！

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